Online-Messen: Die neue Alternative zu Offline-Events?

Jedes Jahr finden in Deutschland rund 180 nationale und internationale Messen statt, auf denen über 180.000 Aussteller*innen und knapp 10 Millionen Besucher*innen zusammenkommen.

Als zentrales Element im Marketing bringen Messen Gleichgesinnte aus aller Welt zusammen und ermöglichen es neue Trends zu entdecken und wertvolle Kontakte zu knüpfen.

Doch seit März 2020 steht die Messebranche vor einer nie geahnten Herausforderung. Die eingeführten Kontaktbeschränkungen in Folge des Coronavirus führen deutschland- und europaweit zu zahlreichen Absagen von Messen und Veranstaltungen.

Viele von ihnen wurden bereits weit in das nächste Jahr verschoben oder finden als reines Online-Event statt.

Sie möchten sich weiter als Unternehmen präsentieren, Leads generieren und Innovationen hautnah erleben?

Dann sollten Sie Teil einer virtuellen Messe werden und deren außergewöhnliches Potential nutzen!

In diesem Artikel lernen Sie die Chancen und Risiken von digitalen Messen kennen,und auch wie Sie sich optimal auf eine Teilnahme vorbereiten können. 

Virtuelle Messe. 

Das klingt für Viele anfangs fremd und überhaupt nicht kunden- und menschennah. Doch lassen Sie sich hiervon nicht täuschen! Tatsächlich haben Online-Messen viele Parallelen zur klassischen Messe und bieten als moderne Alternative einige entscheidende Vorteile.

1. Unbegrenzte Reichweite

Virtuelle Messen bieten Ihnen, im Gegensatz zum konventionellen Messeauftritt, eine uneingeschränkte Reichweite. Besucherinnen und Besucher aus aller Welt können schnell und unkompliziert mit Ihnen in Kontakt treten, ohne dabei physisch anwesend zu sein.

Je nachdem welches Tool vom Veranstalter verwendet wird, können bis zu 15.000 Teilnehmer*innen die virtuelle Messe besuchen.

Welche Möglichkeiten des Networkings virtuelle Messen bieten erfahren Sie weiter unten.

2. Kosten- und Zeitersparnis

Virtuelle Messen sind zeit- und ortsunabhängig. Für Sie als Aussteller*in entfallen damit alle Kosten für den Auf- und Abbau des Messestands sowie weitere Kosten, die in Zusammenhang mit der Teilnahme entstehen. Zudem werden die zeitlichen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter*innen enorm geschont.

Auch können Sie je nach Messe-Tool viel einfacher Videos oder digitale Broschüren in Ihren virtuellen Messestand einbinden, als es auf einer physischen Messe möglich gewesen wäre.

Doch auch die Besucher*innen profitieren vom Zeit- und Kostenfaktor. Es entfallen Anreisezeiten und -kosten sowie Kosten für Übernachtung und Verpflegung. Der Aufwand für eine Teilnahme an der Messe wird damit auf ein Minimum reduziert.

3. Go Green!

Virtuelle Events sind nicht nur eine kostengünstige, sondern auch eine umweltfreundliche Alternative. Der Wegfall von Reisetätigkeiten und Logistiktransporten verringert die CO2 Belastung der Umwelt erheblich. 

Nutzen Sie diesen Vorteil und positionieren Sie sich als umweltbewusstes Unternehmen.

4. Permanente Verfügbarkeit von Informationen

Videos, Whitepaper und weiteres Informationsmaterial kann problemlos online archiviert und für die Besucher*innen 24/7 abrufbar gemacht werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit Vorträge zu sehen, die Sie aufgrund von zeitlichen Überschneidungen oder Terminen verpasst haben.

Ob alle Informationen und Vorträge auch nach der Messe noch verfügbar sind, hängt von dem verwendeten Tool des Veranstalters ab.

5. Individuelle Event-Visualisierung

Die erfolgreiche Kommunikation und Interaktion zwischen Ihnen und Ihrer Kundschaft steht im Mittelpunkt der virtuellen Messe. Dank umfangreicher Möglichkeiten zur Event-Visualisierung schaffen Sie für die Kundin oder den Kunden ein völlig neues und einzigartiges Erlebnis von Produkt und Unternehmen.

Wie wäre es mit einer Online-Beratung über Chatfunktion und Videotelefonie, einer 5D Audio-Visualisierung oder einem virtuellen Treffen via Online-Avatar? Die Möglichkeiten sind hier quasi unbegrenzt. 

Doch kann die Präsentation der Messe und der virtuellen Stände innerhalb verschiedener Plattformen für Online-Messen variieren. Von reiner Textbeschreibung der Halle, Stände und Produkte, bis hin zu begehbaren virtuellen 3D Umgebungen mit interaktiven Produktpräsentationen ist vieles möglich.

Aufgrund der Covid19 Pandemie haben wir als Trusted Shops dieses Jahr bereits an mehreren Online-Messen teilgenommen.

Das folgende GIF zeigt unseren Messestand auf der spanischen Ecommerce Tour Virtual.

Innerhalb eines 3D Messegeländes konnten sich die Besucher*innen vorab eine eigene Avatar Figur erstellen, mit der sie sich im Anschluss über das Gelände bewegen konnten und die Möglichkeit hatten Stände und Vorträge zu besuchen.

Dieser Avatar bietet einerseits einen Unterhaltungswert für die Besucher*innen, bietet aber auch eine wichtige Branding Möglichkeit für Ihr Unternehmen. 

Kommen wir nun zur Frage, welche Möglichkeiten eine virtuelle Messe bietet, um miteinander in Kontakt zu treten. 

Wie bereits erwähnt schaffen Messen wichtige Voraussetzungen für die Kommunikation zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kundschaft, um unter anderem wertvolle Kontakte zu knüpfen und Leads zu generieren.

 Das Internet als Medium eines virtuellen Events bietet dafür verschiedene Möglichkeiten, um die synchrone Kommunikation einer physischen Messe zu adaptieren. Darunter zählen z.B. die Live-Chat Funktion mit Experten, Videokonferenzen und die bereits erwähnte virtuelle 3D-Welt mit Avataren, die das virtuelle Pendant der eigenen Person darstellt. 

Auf der Ecommerce Virtual gab es darüber hinaus die Option, die Kontaktdaten der anderen Avatare abfragen und über einen privaten Chat ins Gespräch zu kommen. So konnte man jederzeit (und an jedem Ort) Networking betreiben. 

Manche Online-Messen bieten die Funktion der „Vorab Filterung” an, bei dem alle Besucher*innen die Möglichkeit haben auf eine Kontaktliste (Namen, Unternehmen & Jobtitel) zuzugreifen und diese nach ihren Interessen zu filtern.

Im Gegensatz zu physischen Messen ist das eine große Chance, um Zeit zu sparen, die man sonst vielleicht bei unnötigen Gesprächen verloren hätte.

Das folgende Bild zeigt die Filtermöglichkeiten auf dem Web Marketing Festival 2020 in Italien. 

Natürlich muss in dem Zusammenhang auch erwähnt werden welche Risiken eine Online-Messe im Gegensatz zur klassischen Messe mit sich bringt. 

Es gibt zwar die Möglichkeit der synchronen Kommunikation in Form des Live-Chats „Event-Charakter”, der sonst auf physischen Messen gegeben ist.

Dadurch kann das Vermitteln von Vertrauen und das Pflegen von Geschäftsbeziehungen  als schwieriger empfunden werden. Ablenkungen durch die Tatsache, dass man das Event ortsunabhängig besucht, kommen als Störfaktoren noch hinzu (z.B. Mobiltelefone, Unterbrechungen, Kinder etc.). 

Eine physische Messe ist immer ein direktes Feedback. Auf virtuellen Messen jedoch entfallen die sonst so wichtigen direkten Kundenreaktionen und Face-to-Face-Interaktionen zwischen Standpersonal und Kundschaft. So erhalten die Unternehmen weniger Feedback für Ihre angebotenen Produkte. 

Auf jeder Messe findet man unterschiedliche Besuchsverhalten.

Man unterscheidet zwischen Besucher*innen, die aktive oder passive Informationssuche betreiben. Der aktive Informationssuchende ist in der Regel durch ein besonders intensives Vorbereiten des Messebesuchs gekennzeichnet und wird sich auf einer virtuellen Messe, auf der eine aktive Informationssuche der Kundschaft wichtig ist, gut zurechtfinden.

Die passiven Besucher*innen sind die sogenannten Messebummler. Messebummler kommen eher zufällig mit anderen Menschen in Kontakt, weshalb man auch vom zufälligen Netzwerken spricht. Da virtuelle Messen jedoch keinen Raum für zufällige Begegnungen geben, werden sich die Messebummler hier nicht gut zurechtfinden. 

Sie überlegen an einer virtuellen Messe teilzunehmen? Dann sollten Sie unbedingt auf Folgendes achten.

Online-Messen bringen die unterschiedlichsten Konzepte und Ausprägungen mit sich. Während sich manche auf klassische Vorträge und Präsentationen fokussieren, stellen andere das Thema Networking und den Austausch zwischen den Besuchern in den Mittelpunkt. Wählen Sie ein Messeformat, dass zu Ihren Ansprüchen passt. 

Verschaffen Sie sich vorab unbedingt einen guten Überblick über die unterschiedlichen Messeaussteller. Ein Messekatalog oder das Ausstellerverzeichnis auf der Messe-Homepage kann Ihnen dabei helfen.

Bedenken Sie, dass es neben kostenpflichtigen Online-Messen auch kostenlose Angebote gibt. Während kostenpflichtigen Messen durch die Qualität ihrer Kontakte überzeugen, generieren kostenlose Messen meist sehr große Reichweiten.

Haben Sie eine Messe gefunden, die zu Ihren Ansprüchen passt? Dann kümmern Sie sich rechtzeitig um eine schnelle und vor allem stabile Internetverbindung. Eine zu geringe Internet-Geschwindigkeit kann multimediale Übertragungen sowie den Download von Zusatzmaterialien einschränken.

Wie wird mein virtueller Messebesuch erfolgreich?

Diese Checkliste macht Ihren virtuellen Messebesuch zu einem vollen Erfolg:

VOR DER MESSE

• Messe-Überblick verschaffen! (Messestände, Termine, wichtige Vorträge etc.)

• Termine, Vorträge und Meetings einplanen!

• Funktionsfähigkeit von Internet und Equipment (z.B. Webcam, Kopfhörer) sicherstellen!

• Mit der Online-Plattform und dem eigenen Equipment  vertraut machen!

• Störfaktoren eliminieren!

• Xing- und LinkedIn-Profil als digitale Visitenkarte aktualisieren!

• Elevator-Pitch (ca. 30 Sekunden) vorbereiten!

AUF DER MESSE

• Checkliste mit allen wichtigen Ausstellern und Terminen vorbereiten!

• Rechtzeitig bei Terminen erscheinen! 

• Arbeitsmittel (Notizbuch & Stift) bereithalten!

• Verpflegung bereitstellen!

Wichtig: Für viele ist der virtuelle Messebesuch eine ganz neue und ungewohnte Erfahrung. Lassen Sie sich hiervon nicht beunruhigen und versuchen Sie aktiv auf Menschen zuzugehen, Kontakte zu knüpfen und zu Netzwerken. Sie können nur gewinnen!

NACH DER MESSE 

• Follow Up! (Kontaktaufnahme und -pflege)

• Erfolge festhalten! (Hat sich das Event gelohnt? Was nehmen Sie für die Zukunft mit?)

Haben wir Ihr Interesse an virtuellen Messen geweckt?

Dann könnte unsere Online-Konferenz DigiTalks für Sie interessant sein. Eine Online-Konferenz mit Vorträgen rund um das Thema E-Commerce und anschließendem Live-Konversionschecks Ihres Online-Shops.

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