In 5 Schritten zu besserem Zeitmanagement

Eieruhr

Ein Onlinehändler hat tendenziell einen sehr vollen Tag. Neue Produkte einpflegen, Statistiken analysieren, Fragen von Kunden und Mitarbeitern beantworten und noch tausend andere Dinge, die so anfallen. Da kann ein normaler Arbeitstag oftmals einfach zu wenig Stunden haben. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, dass Sie mehr schaffen und produktiver sind.

Bei manchen Menschen scheint die Arbeit viel leichter von der Hand zu gehen als bei anderen. Doch was ist das Geheimnis effizienter Menschen? Nach gründlicher Recherche findet sich eine Konstante: die Planung des Tages.

Anstatt also in den Tag hinein zu arbeiten und die To-Dos nach Bauchgefühl abzuarbeiten, macht es Sinn dem Tag, oder gleich der ganzen Woche, eine Struktur zu geben.

Um herauszufinden, wie chaotisch so ein Tag sein kann und wie viel Zeit eigentlich verloren geht, schlägt Time-Management-Expertin Lisa Quast ein kleines Experiment vor:

Dokumentieren Sie für eine Woche, was Sie an einem typischen Arbeitstag alles machen und wie viel Zeit jede Aufgabe einnimmt. Am wichtigsten ist hierbei, dass Sie ehrlich zu sich sind. Also auch dokumentieren, wenn Sie kurz mal Facebook öffnen oder ein Video auf YouTube schauen, dass Ihren Umsatzzahlen nicht zuträglich ist. Sie werden erstaunt sein, wie viele Stunden Sie pro Woche mit E-Mails, Facebook und anderen Ablenkern verschwenden.

Ich will mich bei weitem nicht von den Ablenkungen freisprechen. Beim schreiben dieses Artikels hat mein Handy 12x vibriert, in meinem E-Mail-Postfach befinden sich 17 neue Mails und bisher sind drei Kollegen im Büro vorbeigekommen.

Kommt Ihnen bekannt vor? Menschen, die viel mit dem Internet arbeiten, sind besonders gefährdet von Dingen abgelenkt zu werden und das aktuelle To-Do noch weiter aufzuschieben. Wenn Sie Ziele erreichen wollen und das Plus am Ende des Monats stetig weiterwachsen soll, kann die Planung des Tages Ihnen dabei helfen.

Ein besseres Zeitmanagement zu erreichen ist zum Glück, mit ein wenig Disziplin, gar nicht so schwer und lässt sich in 5 Schritten erreichen:

1. Finden Sie heraus, welche Aufgaben/Ablenkungen die meiste Zeit beanspruchen. 

Das kleine Experiment kann einem wirklich die Augen öffnen. Dokumentieren Sie für eine Woche, aus welchen Aktivitäten Ihr Tag besteht und wie viel Zeit jede Aktivität für sich beansprucht. Analysieren Sie das Ergebnis und finden Sie heraus, wo Sie produktiver sein könnten.

2. Planen Sie Ihre Woche

Sich einmal die Woche 20 ruhige Minuten zu nehmen, um die Woche zu planen, kann Sie deutlich effizienter machen. Schreiben Sie auf, was Sie bis wann schaffen müssen, welche Ziele Sie diese Woche erreichen wollen und an welchen Tagen Sie welche To-Dos erledigen wollen.

3. Priorisieren Sie die To-Dos

Manche Aufgaben sind wichtiger als andere, manche lassen sich aufschieben, andere müssen schnellstmöglich bearbeitet werden. Listen Sie die Aufgaben, die diese Woche anstehen, nach Wichtigkeit auf. So verschaffen Sie sich eine klare Sicht auf die Dinge, die wirklich wichtig sind.

4. Nehmen Sie sich Zeit

Für die Aufgaben und Projekte mit niedrig er, mittlerer und, vor allem, hoher Priorität sollten Sie sich eine feste Zeit in Ihrem Kalender blocken in der Sie ungestört arbeiten können. Wenn Sie gerade erst mit dem strukturierten Zeitmanagement anfangen, kann es sein, dass Sie hier und da, zu wenig oder zu viel Zeit für etwas einplanen.

Das ist aber völlig in Ordnung und nach ein paar Wochen-Planung entwickeln Sie ein Gespür dafür, welche Aufgaben, viel oder wenig Zeit beanspruchen.

5. Spezielle E-Mail-Zeiten

Schätzungsweise bekommt und sendet ein durchschnittlicher Büroangestellter pro Arbeitstag 120 E-Mails. E-Mails flattern rein, wenn Sie es am wenigstens gebrauchen können, unterbrechen den Arbeitsfluss und beanspruchen einen großen Teil der Arbeitszeit. 

Statt also von jeder E-Mail von wichtigeren Dingen abgehalten zu werden, empfehlen Experten, dass Sie sich ein bestimmtes Zeitfenster freihalten sollten, um Mails zu beantworten. Werden Sie effizienter und lassen Sie sich also nicht von relativ unwichtigen E-Mails von den Projekten mit höherer Priorität ablenken.

 

Fazit

Umso disziplinierter Sie in Ihrem Zeitmanagement werden, umso einfacher lassen sich Ihre To-Dos bewältigen und anstatt sich zu fragen: Wie wird meine Woche werden? wissen Sie nun genau, was Sie diese Woche alles erledigen werden! 

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Zeitmanagement im E-Commerce

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