Newsletter rechtssicher versenden

Newsletter sind ein bewährtes Marketing-Instrument vieler Online-Shops. Sie bieten eine kostengünstige Möglichkeit, den eigenen Umsatz zu fördern. Jedoch ist rechtlich nicht alles erlaubt, was das Marketing-Herz begehrt und es lauern viele Fallstricke rund um den Versand eines Newsletters.

Diese zeigen wir Ihnen in diesem Rechtstipp der Woche.

Was ist ein „Newsletter“?

Unter einem Newsletter sind z. B. E-Mails zu verstehen, die Sie in regelmäßigen Abständen an interessierte Kundinnen und Kunden verschicken. Sie enthalten häufig Informationen über die angebotenen Produkte und einen Link zu dem jeweiligen Online-Shop. Aber auch einmalige Mailings, etwa mit einem Rabatt zum Geburtstag der Kundin oder des Kunden, sind als Werbung zu werten, da Sie der Absatzförderung dienen.

Newsletter-Versand grundsätzlich nur nach Einwilligung

Sofern Sie sich für den Versand eines E-Mail-Newsletters entscheiden, ist dies grundsätzlich nur mit einer Einwilligung der Empfängerin oder des Empfängers möglich. In den meisten Fällen dürfte der Versand eines Newsletters nämlich als werbliche Kommunikation einzustufen sein, für die das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) in § 7 Abs. 2 Nr. 3 eine wettbewerbsrechtliche Einwilligung vorschreibt.

Erforderlich ist außerdem, dass Sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) beachten. Sofern der Versand Ihres Newsletters nicht auf ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO gestützt werden kann, ist der Versand nur aufgrund einer Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO zulässig.

Damit bedarf der Versand eines Newsletters neben der wettbewerbsrechtlichen auch einer datenschutzrechtlichen Einwilligung. Es werden allerdings nicht zwei separate Erklärungen benötigt. Erforderlich ist nur eine Einwilligungserklärung, sofern diese die Anforderungen des Art. 7 DS-GVO und des § 7 UWG erfüllt. Die Abgabe der Einwilligung muss grundsätzlich ausdrücklich und in informierter Weise erfolgen, weiter muss sie freiwillig und widerruflich sein.

Sie suchen noch nach einem Mustertext für Ihre Einwilligung? Unsere Abmahnschutz und Datenschutz 360 Kundinnen und Kunden finden weitere Informationen zum Thema Newsletterversand inkl. Muster in Ihrem Legal Account.

Nachweis der Erteilung einer Einwilligung

Sie sollten daher unbedingt sicherstellen, dass Sie den Nachweis einer erteilten Einwilligung erbringen können. Sofern eine betroffene Empfängerin oder ein Empfänger geltend macht, von Ihnen einen unerwünschten Newsletter zu erhalten, müssen Sie das Vorliegen einer Einwilligung beweisen können.

Diese Beweislast folgt zum einen aus Art. 7 Abs. 1 DS-GVO und aus der wettbewerbsrechtlichen Vorschrift des § 7 UWG. Der erforderliche Nachweis einer erteilten Einwilligung lässt sich am sichersten mit dem Double-Opt-In-Verfahren erbringen.  

Was ist das Double-Opt-In-Verfahren?

Problematisch ist, dass Sie mit einem einmaligen Opt-In nicht nachweisen können, dass die betroffene Person tatsächlich in den Versand Ihres Newsletters eingewilligt hat. Schließlich könnte jedermann die entsprechende E-Mail-Adresse angegeben und den Newsletter bestellt haben. In diesem Fall kann der Erhalt des Newsletters einen Datenschutz- und Wettbewerbsverstoß darstellen und entsprechend abgemahnt werden.

Daher empfehlen wir Ihnen den Einsatz des Double-Opt-In-Verfahrens. In diesem Fall erhält die Interessentin oder der Interessent zunächst eine Bestätigungs-E-Mail und erst nach Bestätigung dieser E-Mail durch Klicken auf den Mitgesendeten Link erfolgt die Anmeldung zu Ihrem Newsletter.

Besteht eine Ausnahme von der Pflicht zur Einwilligung?

Bei einer bestehenden Kundinnen- oder Kundenbeziehung können Sie einen Newsletter ausnahmsweise ohne Einwilligung verschicken, sofern die Bedingungen des § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sind.

Dies Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG sind jedoch nur gegeben, sofern

• Sie die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von der Kundin oder dem Kunden erhalten haben,
• Sie die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwenden,
• Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
• Sie schon bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hinweisen, dass der Verwendung jederzeit widersprochen werden kann.

Die obigen vier Voraussetzungen müssen zum einen gemeinsam vorliegen und sind zum anderen eng auszulegen. Weitere Informationen zu dieser Ausnahmeregelung können Sie hier finden. Wir empfehlen Ihnen aber, stets eine aktive Einwilligung einzuholen.

Hinweis auf eine Abmeldung

Sie müssen der Empfängerin oder dem Empfänger Ihres Newsletters nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit den Widerruf der Einwilligung ermöglichen. Wichtig ist, dass Sie auf diese Widerrufsmöglichkeit schon vor Abgabe der Einwilligung hinweisen.

Nach Art. 7 Abs. 3 Satz 4 DSGVO muss der Widerruf der Einwilligung außerdem so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein. Bewährt hat sich dafür die Methode, am Ende eines zugesandten Newsletters einen Link zu platzieren, durch dessen Betätigung der Widerruf erklärt werden kann. Dieser sollte mit einer eindeutigen Bezeichnung versehen sein wie:

„Newsletter abbestellen“

Sollten Sie eine Abmeldung erhalten, mag dies aus Marketinggesichtspunkten sicherlich ärgerlich sein. Sie dürfen diese Abmeldung vom Newsletter aber keinesfalls ignorieren und sollten sicherstellen, dass Sie an die Empfängerin oder den Empfänger keine weiteren Newsletter versenden. Jede nach einer erfolgten Abmeldung versendete E-Mail ist unzulässig und birgt die Gefahr einer Abmahnung.

Besteht eine Impressumspflicht?

Die Impressumspflicht richtet sich nach § 5 TMG und trifft jeden Anbieter von geschäftsmäßig angebotenen Telemedien. Ihr Newsletter muss daher ein Impressum enthalten, da es sich in diesem Fall um ein eigenständiges Telemedium handelt. Sofern Ihr Newsletter ein journalistisch-redaktionell gestaltetes Angebot darstellt, kann sich die Impressumspflicht zusätzlich aus § 55 Abs. 2 RStV ergeben. Es gelten folglich dieselben Pflichten wie in Ihrem Online-Shop.

Gerichtlich noch nicht entschieden ist, ob alle Pflichtangaben des § 5 TMG in den Newsletter aufzunehmen sind oder ob es genügt, auf das Impressum Ihres Online-Shops zu verlinken. Für eine Verlinkung könnte die Praktikabilität sprechen. Die sicherere Variante ist gleichwohl die Integration in den Newsletter.

Wir empfehlen Ihnen daher, ein vollständiges Unternehmensimpressum in dem Footer (Fußzeile) des Newsletters darzustellen.

Link zur Datenschutzerklärung empfehlenswert

Neben der Einwilligung ist es erforderlich, dass Sie die betroffene Person über die Datenerhebung und Datenverarbeitung nach Art. 13 DS-GVO informieren. Die in Art. 13 DS-GVO geforderten Angaben müssen Sie zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zur Verfügung stellen.

Zweckmäßig ist es daher, über einen Link in Ihrem Newsletter auf die Datenschutzerklärung zu verweisen.

Unser Tipp

Der Versand eines Newsletters ist mit einigen rechtlichen Stolpersteinen behaftet, welche die Gefahr einer Abmahnung begründen. Um auf der sicheren Seite zu sein, erfordert der Versand eines Newsletters eine Einwilligung, die die Anforderungen des Datenschutz- und Wettbewerbsrechts wahrt. Die Einwilligung sollten Sie mittels des Double-Opt-In-Verfahrens einholen.

Erforderlich ist außerdem, Ihr Impressum und einen Hinweis auf die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung vorzuhalten. Wir empfehlen, einen Verweis auf die Datenschutzerklärung zu ergänzen.

Über die Autorin

Madeleine Winter ist Master of Laws (LL.M.) und als Team Lead Legal Consultants bei der Trusted Shops GmbH tätig. Seit 2009 im Team von Trusted Shops, setzt sie sich seit vielen Jahren intensiv mit den für Online-Shops relevanten Rechtsgebieten, insbesondere dem Fernabsatz-, Datenschutz- und E-Commerce-Recht auseinander. Sie ist Blog-Autorin und beteiligt an größeren Beratungsprojekten, insbesondere zum Bestellprozess und der Produktseitengestaltung von Online-Shops. Zudem betreut sie den Trusted Shops Abmahnschutz.