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Smart Working: Wie Sie effektiv von zu Hause aus arbeiten

23.04.2020, 12m

Von zu Hause aus arbeiten kann dazu beitragen, Konzentration und Produktivität beim Arbeiten zu verbessern. Besonders zu Zeiten von COVID-19, wenn uns Vorsichtsmaßnahmen dazu veranlassen zuhause zu bleiben, ist smartes Arbeiten von großer Bedeutung, um so Ihren Online-Handel am Laufen zu halten. Erfahren Sie in diesem Beitrag alles, was es über Smart Working zu wissen gibt.

Schreibtisch mit aufgeklapptem Laptop und Trusted Shops Branding.

In der heutigen Arbeitswelt, die immer flexibler und digitaler wird, spielt intelligentes Arbeiten eine wichtige Rolle im Leben vieler von uns. 

Während für die einen das Arbeiten im Home Office längst zur Normalität gehört, ist es für die anderen eine unvermeidliche und plötzliche Lösung infolge der Coronavirus-Epidemie, weshalb man nun zuhause bleiben muss. 

Das Smart Working stellt durchaus auch eine großartige Möglichkeit dar, die ganz auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten werden kann. Viele Menschen glauben sogar, dass man im Home Office vergleichsweise mehr Geld verdienen könnte als an einem Tag im Büro

Um dieses Level der Produktivität zu erreichen, ist jedoch ein gewisses Maß an Selbstdisziplin, Organisation und Transparenz erforderlich. In diesem Artikel werden Sie dazu mehr erfahren: 

Inhaltsverzeichnis

Erster Teil: Layout und Ausstattung

  • einen geeigneten Arbeitsplatz schaffen

  • Dinge, die Sie benötigen werden

Zweiter Teil: Arbeitsorganisation und Kommunikation mit Kollegen

  • die Planung Ihrer Aufgaben

  • Kommunikation mit dem Team

Dritter Teil: Ziele erreichen und ohne Ablenkungen arbeiten

  • effizientes Arbeiten

  • Arbeiten ohne Ablenkungen

Vierter Teil: Mentales und körperliches Wohlbefinden

  • die richtige Körperhaltung beim Arbeiten

  • Trennung von Arbeits- und Privatleben

Fünfter Teil: 3 nützliche Programme

  • Trello

  • Slack

  • Google Drive

Fazit

Junge Frau macht Smart Working am Schreibtisch mit aufgeklapptem Buch und Computer.

Bevor wir beginnen, sollten wir erstmal kurz den Unterschied zwischen Home-Office und smartem Arbeiten klären. In beiden Fällen wird außerhalb des Büros gearbeitet, aber:

  • Home Office ist im Prinzip ein klassischer Arbeitstag an einem Ort (dem Haus des Arbeiters) und mit festgelegten Zeiten

  • Smart Working andererseits ist eine flexible Arbeitsmethode, die speziell auf die Bedürfnisse des Arbeitnehmers zugeschnitten ist. Es unterliegt keinerlei räumlichen oder zeitlichen Einschränkungen. Leistungen werden basierend auf den vom Arbeitnehmer erreichten Zielen ermittelt.

In den Medien taucht immer wieder der Begriff des intelligenten Arbeitens beziehungsweise des Smart Workings auf. Insbesondere taucht der Ausdruck im Zusammenhang mit den durch COVID-19 verursachten Einschränkungen auf und wie man trotz dieser effektiv arbeiten kann

Lassen Sie uns also beginnen!

Erster Teil: Layout und Ausstattung

Damit das Smart Working wirklich effektiv ist, ist es unerlässlich, sich zunächst Gedanken darüber zu machen, wo und wie man überhaupt anfangen kann.

Der richtige Ort

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, gilt es zuallererst den richtigen Arbeitsplatz in Ihrem Zuhause ausfindig zu machen. Die Umgebung, in der Sie arbeiten, ist der Schlüssel zu Ihrer Produktivität. Deshalb sollten Sie sorgfältig auswählen.

Die beste Option ist natürlich ein eigener Raum, in den man sich zurückziehen kann und wo man die Türen hinter sich schließen kann.

Allerdings verfügt nicht jeder über einen separaten Raum, den er oder sie als Arbeitszimmer nutzen kann.

Wenn Sie kein Arbeitszimmer zur Verfügung haben, sollten Sie sich eine Stelle in Ihrem Zuhause aussuchen, die folgende Charakteristika aufweist:

  • ruhig und tagsüber nur wenig Verkehrslärm

  • nah am WLAN-Router, sodass eine schnelle Internetverbindung gewährleistet ist

  • in der Nähe einer natürlichen Lichtquelle

Wenn möglich, suchen Sie sich einen Ort nah bei einem Fenster aus. Natürliches Licht ist wichtig für Produktivität und Motivation, um Positivität zu erzeugen und Stress abzubauen.

Darüber hinaus gibt es uns das Gefühl, wacher zu sein. Zugleich kann es auch eine Quelle unserer Inspiration sein. 

Puzzle mit leuchtender Glühbirne als Motiv.

Vermeiden Sie es, das Fenster wegen der lästigen Reflexionen auf dem Bildschirm hinter sich zu haben, aber auch, es vor sich zu haben.

Der Helligkeitskontrast zwischen der äußeren Umgebung und dem Monitor kann Kopfschmerzen verursachen. Idealerweise sollte sich Ihr Arbeitsplatz neben dem Fenster befinden. 

Arbeiten Sie in einem Zimmer mit Blick auf den Garten oder auf eine ruhige Straße und nicht auf eine belebten Straße, um Ablenkung und Verkehrslärm zu vermeiden. 

Es spielt keine große Rolle, wie groß der Platz ist, den Sie für Ihren Arbeitsbereich zur Verfügung haben.

Bei wenig Platz können Sie die Fläche, die Ihnen zur Verfügung steht, vertikal nutzen und beispielsweise die Oberfläche von Regalen beanspruchen.

Bequeme Büromöbel

Nicht geeignete Möbel für das Smart Working wären zum Beispiel ein einfacher Tisch und ein Küchenstuhl.

Die richtige Körperhaltung ist wichtig, um Rückenprobleme und Kopfschmerzen zu vermeiden; Schmerzen, die uns bei der Arbeit ausbremsen können.

Junger Mann betreibt Smart Working am Schreibtisch in einer Videokonferenz.

Sparen Sie nicht an den Möbeln für Ihren Arbeitsplatz, sondern lesen Sie Kundenbewertungen, bevor Sie einen Kauf tätigen (da dies keine billigen Einkäufe sein werden). 

Idealerweise sollte Ihr Stuhl über Armlehnen verfügen. Um die Wirbelsäule perfekt zu stützen, sollten Höhe und Stabilität der Rückenlehne regulierbar sein.

Ebenso sollte es möglich sein, die Höhe des Schreibtisch so einzustellen, dass Sie im Stehen arbeiten können (alternativ könnten Sie einen Stehpult verwenden).

Des Weiteren können eine Fußstütze und eine Handgelenkstütze dazu beitragen, Verspannungen in Hüften und Schultern zu lösen.

Das erforderliche technische Equipment

Im Idealfall sollte das Unternehmen für das Sie arbeiten Ihnen alle Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen (Laptop, Telefon, Headset usw.).

Auf diese Weise haben Sie bequemen Zugriff auf den Firmenserver, auf dem alle Dateien, Kontakte und relevanten Informationen gespeichert sind.

Insbesondere ein Laptop hat den Vorteil, dass er mobil verwendbar ist, sodass auch ein häufiger Positionswechsel möglich ist (später werden wir hier über die richtige Körperhaltung sprechen).

Moderner Schreibtisch mit aufgeklapptem Laptop und Pflanze.

So können Sie eine Weile auf der Couch sitzen oder die Sonne auf dem Balkon oder im Garten genießen. 

Ziehen Sie eine drahtlose Maus und Tastatur in Betracht. Wenn die Umgebung, in der Sie zu Hause arbeiten, laut ist, sind Kopfhörer oder ein Headset ein Muss.

Wenn Sie an Videokonferenzen und -meetings teilnehmen müssen, benötigen Sie zudem auch ein gutes Mikrofon.

Je nach Art Ihrer Tätigkeiten brauchen Sie möglicherweise außerdem einen Drucker und einen Scanner, zum Beispiel um Dokumente in der Cloud hochzuladen und diese mit Ihren Kollegen zu teilen.

Eine natürliche Lichtquelle ist ideal für einen smarten Arbeitsplatz, allerdings sollte eine Lampe trotzdem nicht fehlen.

Experten empfehlen eine Lampe zwischen 400 und 600 Lux. Bei manchen Lampen können Sie sogar die Helligkeit entsprechend Ihrer Aktivität (Konzentration, Reflexion, Entspannung usw.) regulieren. 

Zweiter Teil: Arbeitsorganisation und Kommunikation mit Kollegen

Jetzt haben Sie den richtigen Ort zum smarten Arbeiten gefunden haben und verfügen über das gesamte erforderliche Material.

Nun sprechen wir über die tägliche Organisation Ihrer Aufgaben und darüber, wie Sie mit Ihrem Team kommunizieren können.

Die Planung Ihrer täglichen Aufgaben

Der erste Schritt ist hierbei das Erstellen eines wöchentlichen Arbeitsplans:

Welche Ziele wollen Sie bis zum Wochenende erreicht haben?

Wenn Sie diese Ziele ausformulieren, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Prioritäten zu setzen, insbesondere unter Einhaltung eventueller Fristen. 

Der zweite Schritt besteht darin, die Arbeit Tag für Tag aufzuteilen. Noch besser ist es, im Voraus festzulegen, wie viel Zeit jeder einzelnen Aufgabe gewidmet werden soll.

Lesetipp: In 5 Schritten zu besserem Zeitmanagement

Eieruhr.

Die Kommunikation mit Ihrem Team 

Zu den größten Vorteilen des Smart Working zählt die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten (mehr oder weniger) frei und unabhängig von anderen festzulegen.

Dennoch ist es wichtig, eine Kommunikation mit Ihren Arbeitskollegen sicherzustellen. 

Für viele Unternehmen ist die Kommunikation innerhalb der Teams ein wichtiger und notwendiger Teil des Arbeitsablaufs.

Wenn man jedoch von zu Hause aus arbeitet, ist die Kommunikationssituation völlig anders als im normalen Büroalltag:

Bei einer aufgekommenen Frage oder einer Ankündigung, können Sie nicht einfach zu Ihrem Kollegen gehen oder diesem zufällig in der Küche begegnen.

Damit Ihr Team weiß, wann es sich mit Ihnen in Verbindung setzen kann (und umgekehrt), sollten Sie eine Arbeitszeit festlegen und diese Ihrem Team und allen, die sich mit Ihnen in Verbindung setzen müssen, mitteilen. 

Die Arbeit im Home Office erfordert Transparenz und Vertrauen, sowohl auf Seiten der Arbeitnehmer als auch auf Seiten des Arbeitgebers.

Halten Sie Ihren Zeitplan ein, nehmen Sie an Videoanrufen teil, beantworten Sie E-Mails und Nachrichten.

Dritter Teil: Ziele erreichen und ohne Ablenkungen arbeiten

Beim Smart Working haben Sie eine größere Möglichkeit, sich vollauf zu konzentrieren:

Schließlich gibt es hier keine Besprechungen oder Kollegen, die Ihnen Fragen stellen.

Sie können hier einfach mal Ihr E-Mail-Programm schließen und sich ganz Ihren Aufgaben widmen. 

Person erklärt Graphik neben Kalender und Laptop.

Aber auch das häusliche Umfeld ist nicht frei von Ablenkungen.

Um der Versuchung zu widerstehen, sich zwischendurch mal auf das Bett zu legen, die Waschmaschine anzustellen oder anderweitig ablenken zu lassen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten.

Das effiziente Arbeiten

Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles, was Sie für Ihre Arbeit brauchen, da haben. Denn alle 5 Minuten aufzustehen ist kontraproduktiv und stört Ihre Konzentration.

Zu Beginn des Tages sollten Sie festlegen, welche Aufgaben und Ziele Sie heute erreichen wollen.

Natürlich können immer mal wieder Komplikationen auftreten, die zu gerechtfertigten Arbeitsverzögerungen führen, aber mit einer To-Do-Liste können Sie effektiver arbeiten.

Eine Stoppuhr ist in diesem Fall ein nützliches Instrument, um nicht nur Ihre Planung und Fristen einzuhalten, sondern auch, um mal 15 Minuten, 1 oder 2 Stunden konzentriert an einer speziellen Aufgabe zu arbeiten.

Während die Zeit auf Ihrer Stoppuhr abläuft, werden Sie nicht auf Ihr Handy gucken oder mal eben Ihre E-Mails überprüfen und sich stattdessen auf Ihre Aufgabe konzentrieren. 

Verhalten Sie sich bestenfalls so, als ob Sie wirklich im Büro wären.

Bleiben Sie nicht im Schlafanzug, beginnen und beenden Sie die Arbeit rechtzeitig und machen Sie zu einer bestimmten Zeit Pause.

Dies fördert nicht nur die Konzentration, sondern erleichtert es auch Ihren Kollegen, zu wissen, ob und wann sie Sie kontaktieren können.

Ohne Ablenkungen arbeiten

Die vielleicht größte Ablenkungsgefahr, vor allem wenn das wachsame Auge des Chefs nicht da ist, geht vom Smartphone aus.

Indem Sie Ihr Handy stumm schalten, verringern Sie die Versuchung öfters mal Ihre Nachrichten oder Social Media Benachrichtigungen zu überprüfen.

Beleuchtetes Gefällt-mir-Symbol von Facebook.

Am Besten lassen Sie Ihr Smartphone in einem anderen Raum. 

Wenn Sie nicht alleine leben, können Sie zudem oft durch Ihren Partner, Ihre Kinder oder die Mitbewohner abgelenkt werden.

Es ist daher wichtig, den Menschen, mit denen wir zusammenleben, mitzuteilen, dass wir, obwohl wir zwar physisch zu Hause sind, hier arbeiten und dass sie diese Arbeitszeiten respektieren müssen.

Zuletzt sollten Sie nur in Ihrem Arbeitsbereich arbeiten. Im Liegen auf der Couch ist nicht ratsam, weil es zu Rückenproblemen führt.

Außerdem sollten Sie versuchen, die Assoziation mit der Schreibtischarbeit so gut wie möglich auch zu Hause zu erhalten.

Vierter Teil: Mentales und körperliches Wohlbefinden

Viele Faktoren haben Auswirkungen auf unseren geistigen und körperlichen Zustand.

Zurzeit vor allem Sesshaftigkeit, das Fehlen der Möglichkeit, mal eben die eigene Wohnung zu verlassen oder an einem Ort bleiben zu wollen, der das Private mit der Arbeit verbindet.

Gerade in Zeiten wie diesen, in denen das Coronavirus uns dazu zwingt, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es wichtig, Vorkehrungen zum Schutz unserer Gesundheit zu treffen. 

Die richtige Körperhaltung beim Arbeiten

Mehrere Stunden am Tag im Sitzen zu arbeiten, kann Rückenschmerzen verursachen.

Deshalb ist eins der ersten Dinge, auf die man im Home Office achten sollte, die richtige Körperhaltung.

Arbeiten Sie abwechselnd im Stehen und im Sitzen.

Stellen Sie dabei sicher, dass sich die Oberkante des Bildschirms auf Augenhöhe befindet und der Monitor um 35° geneigt ist.

Infografik: So sitzt und steht man richtig vor dem Bildschirm beim Arbeiten.

Um sich auch im Sitzen in Bewegung zu halten, können Sie einen Gymnastikball und/oder einen Mini-Heimtrainer benutzen.

Vergessen Sie nicht, auf Ihren Körper zu hören.

Unsere innere Uhr kann uns sagen, wann es an der Zeit ist, eine Pause zu machen, um Körper und Geist zu kräftigen. 

Essen Sie zwischendurch mal einen gesunden Snack, gehen Sie auf den Balkon oder in den Garten, um die ersten warmen Sonnenstrahlen zu genießen.

Zudem können Sie auch mal einen 20-minütigen Power-Nap, Yoga oder Sport machen. Körperliches Wohlbefinden führt auch zu geistigem Wohlbefinden.

Lüften Sie regelmäßig, um eine gute Menge an Sauerstoff reinzulassen und achten Sie auch auf die Luftfeuchtigkeit, die zwischen 40 und 60% liegen sollte.

Darüber hinaus sollten Sie regelmäßig Ihre Maus und die Tastatur desinfizieren. 

Die Trennung von Arbeits- und Privatleben

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, arbeiten Sie oft mehr, weil Sie sich eher an Ihren Energieressourcen orientieren, als sich an einen Zeitplan zu halten.

Im Home Office endet der Arbeitstag nicht, wenn Sie das Büro verlassen.

Um sich selbst nicht mit Arbeit zu überfordern und für das eigene psychische Wohlbefinden ist es notwendig, etwas zu finden, was das Ende des Arbeitstages markiert:

Ein Ritual, das die Grenze zwischen Arbeit- und Privatleben definiert. 

Schließen Sie dann Ihren Laptop, machen Sie sich einen Tee, erledigen Sie etwas Hausarbeit oder entspannen Sie sich auf der Couch.

Tun Sie einfach etwas, was Sie auch mental herunterfahren lässt und wodurch Sie mit dem Arbeitstag abschließen können.

Familie mit Kind trinkt Tee.

Fünfter Teil: 3 nützliche Programme

Um Ihr Smart Working sowohl angenehm als auch effizient zu gestalten, finden Sie hier einige nützliche Programme, die Sie benötigen werden. 

Die Tools, die wir hier auflisten, sind alle kostenlos. Alle können Sie über Ihr Google-Konto aufrufen. 

Organisieren: Trello

Screenshot von Trello.

Trello ist eine Anwendung, mit der Sie Ihre Aufgaben verwalten können; egal ob für den privaten oder geschäftlichen Gebrauch.

Es ist vergleichbar mit einer Pinnwand, auf der Sie Post-its erstellen können.

Diese digitalen Post-its können dann in verschiedene Kategorien wie To do, in Arbeit, Erledigt usw. verschoben werden. 

Jedes Post-it zeigt an, welche Person für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.

Hier haben Sie dann auch die Möglichkeit, Kommentare, Anhänge und Fristen einzufügen. 

Trello ist ein hervorragendes Instrument, um den Fortschritt einer Aufgabe oder Aktivität, ob persönlich oder im Team, auch von zu Hause aus im Auge zu behalten.

Kommunizieren: Slack

Screenshot von Slack.

Slack ist die von Unternehmen am häufigsten verwendete Messaging-App.

Das Programm verfügt über öffentliche Kanäle (z.B. für das gesamte Unternehmen oder ein Team) und Gesprächskanäle, durch die man mit einzelnen Kollegen in Kontakt treten kann. 

Darüber hinaus kann Slack auch für Telefon- und Videoanrufe von 2 bis 15 Personen verwendet werden.

Slack ist ebenfalls auch als App für mobile Endgeräte verfügbar, sodass Sie von überall aus erreichbar ist. 

Gemeinsames Arbeiten: Google Drive

Screenshot von Google Drive.

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst, der 15 GB Speicherplatz für private Dokumente bietet, die Sie mit Ihrem Team gemeinsam nutzen können. 

Mit Drive können Sie Textdokumente, Power Point-Präsentationen und Excel-Tabellen in einer Cloud erstellen, auf die Sie von jedem Gerät aus zugreifen können. Dazu müssen Sie sich einfach nur bei Ihrem Google-Konto anmelden.

Das Tool zeigt Veränderungen in einem Dokument in Echtzeit und ist damit ein nützliches Werkzeug für ein gemeinsames Teamprojekt, wenn Teammitglieder beispielsweise von zu Hause aus arbeiten. 

Fazit

Smart Working erfordert Disziplin und Motivation.

Eine ergonomisch gestaltete Arbeitsumgebung mit Struktur bietet die Grundlage für ein effizientes Arbeiten. 

Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, wie Sie von zu Hause aus arbeiten!

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Smart Working während der COVID-19 Maßnahmen ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Online-Handel reibungslos weiterlaufen zu lassen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie diese schwierige Zeit gut überstehen können, laden Sie hier unsere kostenlose Checkliste herunter:

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