­­Datenschutz­­­­­­­management­system: Wie Sie den Überblick behalten

Von Systemen spricht man im Unternehmensumfeld oft: ein Qualitäts­management­system, ein Informations­sicherheits­system etc. Was ist nun ein Datenschutz­management­system?

Ein Datenschutz­management­system (DSMS) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren in einer Organisation. Es gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und schützt die personenbezogenen Daten von Kund*innen, Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen.

Ein DSMS umfasst Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Dabei sprechen wir von keinem System im technischen Sinne, also keiner Software, welche den Datenschutz verwaltet. Vielmehr geht es hierbei um ein Rahmenwerk, welches uns hilft, Ziele festzulegen und zu erreichen.

Wofür wird ein Datenschutz­management­system benötigt?

Ein DSMS wird aus mehreren Gründen benötigt:

• Rechtliche Konformität: Ein DSMS hilft Unternehmen, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
• Risikominimierung: Durch ein effektives DSMS können Unternehmen das Risiko von Datenschutzverletzungen und den daraus resultierenden Strafen und Reputationsschäden minimieren.
• Effizienzsteigerung: Ein DSMS schafft klare Prozesse und Verantwortlichkeiten, die zu einer effizienteren Datenverarbeitung und -verwaltung führen.
• Vertrauensbildung: Ein gut aufgestelltes DSMS stärkt das Vertrauen von Kund*innen, Mitarbeiter*innen und anderen in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.

Was beinhaltet ein Datenschutz­management­system?

Ein DSMS umfasst eine Vielzahl von Elementen. Unter anderem gehören dazu regelmäßig folgende Prozesse und Dokumente:

1. Datenschutzricht- und Leitlinien: Dokumentierte Richtlinien und Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln.
2. Zuständigkeiten, Datenschutzbeauftragter: Ernennung der Personen oder eines Teams, das für die Überwachung und Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen verantwortlich ist, Ernennung und Bestellung eines Datenschutzbeauftragen.
3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO.
4. Erfüllung von Informationspflichten: z. B. Erstellen und Vorhalten einer Datenschutzerklärung
5. Umgang mit Betroffenenrechten: Z. B. Handhabung der Auskunfts- und Löschanfragen.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff.
7. Vertragsmanagement: Verwaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen, Verträgen über die gemeinsame Verantwortlichkeit, Standarddatenschutzklauseln etc.
8. Schulung und Sensibilisierung: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende, um das Bewusstsein und das Verständnis für Datenschutzanforderungen zu fördern.
9. Löschung der Daten: Erstellung eines Löschkonzepts, Implementierung der Löschprozesse.
10. Umgang mit Datenpannen.
11. Privacy-by-Design: Technikgestaltung durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.
12. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), Risikoanalysen: Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten von betroffenen Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wie und durch wen wird ein Datenschutz­management­system umgesetzt? 

Zwar liegt die Verantwortung der Einhaltung der DSGVO beim Unternehmen bzw. der Unternehmensleitung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die übrigen Mitarbeiter*innen das Thema Datenschutz einfach ignorieren können. Denn ein Großteil der Datenverarbeitung erfolgt faktisch durch die Mitarbeiter*innen, sodass Datenschutz und somit auch das DSMS das gesamte Unternehmen betreffen.

Die Umsetzung eines DSMS erfolgt in mehreren Schritten und erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Akteure innerhalb einer Organisation. Dies ist kein Prozess, der final abgeschlossen werden kann. Er erfordert vielmehr eine dauerhafte Evaluierung, Überwachung und Anpassung.

Der PDCA-Zyklus

Hinsichtlich der dauerhaften Evaluierung, Überwachung und Anpassung kommt der PDCA-Zyklus ins Spiel. Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der im DSMS angewendet wird:

Plan (Planen): Festlegung der Ziele und Prozesse, die für den Datenschutz erforderlich sind. Dies umfasst die Identifizierung von Risiken und die Planung von Maßnahmen zur Risikominderung.

Do (Umsetzen): Implementierung der geplanten Maßnahmen und Prozesse. Z. B. werden Schulungen durchgeführt, und technische sowie organisatorische Maßnahmen umgesetzt.

Check (Überprüfen): Überwachung und Bewertung der umgesetzten Maßnahmen. Dies beinhaltet regelmäßige Audits und Überprüfungen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu bewerten.

Act (Handeln): Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden Verbesserungen vorgenommen. Anpassungen an Richtlinien, Verfahren und Maßnahmen werden vorgenommen, um die Datenschutzstandards kontinuierlich zu verbessern.

Ein gut implementierter PDCA-Zyklus stellt sicher, dass das DSMS dynamisch und anpassungsfähig bleibt, um neuen Herausforderungen und Anforderungen gerecht zu werden. Dies trägt zur kontinuierlichen Verbesserung des Datenschutzes in der Organisation bei und gewährleistet eine nachhaltige Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Fazit

Das alles mag zwar zuerst kompliziert und aufwendig klingen, spart Ihnen jedoch langfristig viel Zeit und mehrere Nervenzellen. Sobald ein DSMS vernünftig funktioniert, wissen Sie, was Sie mit einer Auskunftsanfrage tun müssen, und wo Sie die notwendigen Informationen beziehen. Eine Datenpanne wirft Sie nicht mehr komplett aus der Bahn, weil Sie genau wissen, wie Sie mit dieser umgehen und ihr sogar im Idealfall vorbeugen. Ein Systematischer Ansatz ist bewährt und lohnt sich.