Datenübermittlung an Versanddienstleister – was ist zu beachten?

Beim Verkauf einer Ware über Ihren Online-Shop wird der Kaufvertrag mit der Versendung an den Käufer abgewickelt. Da nur die wenigsten Händlerinnen und Händler über eigene Transportkapazitäten verfügen, sind Versanddienste meist unverzichtbar – und somit ist auch die Übermittlung personenbezogener Daten der Kundschaft notwendig. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche Daten Sie an die Versandunternehmen als Handelspartnerin bzw. Handelspartner übermitteln dürfen und was dabei aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten ist.

Gesetzesgrundlage

Sie als absendende Person schließen mit einem Versandunternehmen einen Beförderungsvertrag (Frachtvertrag gem. §§ 407 HGB oder Speditionsvertrag gem. §§ 453 HGB) ab. Wenn Sie Briefsendungen, adressierte Pakete mit Einzelgewicht mit nicht mehr als 20 kg oder Waren wie Bücher, Katalogen, Zeitungen versenden, kommt auch ein Vertrag über Postdienste in Betracht (§ 4 Nr. 1 lit. a, b PostG). Vertragsgegenstand ist jeweils die Beförderung oder die Besorgung der Beförderung eines Gutes bzw. einer Postsendung.

Anschrift

Mit der Überlassung einer adressierten Sendung erhält der Versanddienst zwangsläufig auch die Adressdaten der empfangsberechtigten Person, um die Waren im Rahmen der Vertragsabwicklung befördern zu können. Es handelt sich dabei um eine komplexe Dienstleistung, die im Auftrag der Online-Händlerin als Versenderin bzw. des Online-Händlers als Versender erfolgt – Einsammeln, Weiterleiten, Auslieferung der Ware an die Kundschaft. Die Datenverarbeitung ist hier keine Hauptleistung, sondern zweckgemäß zur Vertragserfüllung notwendig.

Damit ist Datenübermittlung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zulässig. Auch für den Fall, dass der Käufer eine dritte Partei beschenken möchte, ist die Datenweitergabe (Adressdaten des Beschenkten) zur Warenbeförderung direkt an die Anschrift des Beschenkten ebenfalls zulässig. Der Warenversand gehört im Onlinehandel zur Vertragsabwicklung – die Datenübermittlung dient dabei der Geschäftserfüllung des Unternehmers sowie der Durchführung des Schuldverhältnisses zwischen Verkäufer und Käufer. Somit benötigen Sie keine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Kundschaft, um deren Adressdaten an den Versanddienst weiterzugeben. Diese Information gehört dennoch in Ihre Datenschutzerklärung.

Telefonnummer

Im E-Commerce kommt es häufig vor, dass mit den Adressdaten auch die Telefonnummer der Empfängerin bzw. des Empfängers erhoben und an den Versanddienst übermittelt wird, um die Warenzustellung zu vereinfachen. Hier stellt sich die Frage, ob diese Datenübermittlung ebenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erlaubt ist. Dies ist der Fall, wenn die Telefonnummer unerlässlich für die Vertragserfüllung ist – etwa bei der Beförderung von nicht paketfähigen Waren, die durch eine Spedition ausgeliefert werden müssen und dafür ein Liefertermin mit der Empfängerin bzw. dem Empfänger vereinbart werden muss.

Für die Zustellung normaler Paketsendungen ist keine Telefonnummer erforderlich. Es gilt das Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). So ist bereits die Erhebung der Telefonnummer als personenbezogenes Datum, als Pflichtangabe im Bestellprozess datenschutzrechtlich bedenklich. Es ist daher erforderlich, dass Sie für die Weitergabe an den Versanddienst eine transparente und ausdrückliche Einwilligung Ihrer Kundinnen und Kunden im Rahmen des Bestellvorgangs einholen, z. B. durch einen Einwilligungstext mit einer nicht vorangekreuzten Checkbox.

E-Mail-Adresse

Das Verschicken von E-Mails zum Versandstatus bzw. zur Ankündigung von Paketlieferungen ist mittlerweile eine weit verbreitete Praxis bei Fernabsatzgeschäften. Auch wenn diese Mitteilung der Kundschaft häufig einen Mehrwert bietet und informativ ist, ist die rechtskonforme Übermittlung der E-Mail-Adresse an den Versanddienst oft ein ärgerlicher Stolperstein für den Unternehmer. Die Weitergabe zur Vertragserfüllung ist jedoch nicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO).

Stattdessen könnte ein berechtigtes Interesse für die Übermittlung der E-Mail-Adresse vorliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jedoch ist umstritten, ob das berechtigte Interesse der Händlerinnen und Händler sowie der Versanddienste die schutzwürdigen Interessen der Empfängerin bzw. des Empfängers überwiegt. Die Mehrheit sieht allerdings die Einwilligung als klar erforderlich an (siehe auch Beschluss der Datenschutzkonferenz vom 23.03.18). Nach dem Beschluss der DSK können Online-Händlerinnen und Online-Händler alternativ die Zustellinformationen einfach selbst Ihrer Kundschaft übermitteln bzw. einen Link zur Sendungsverfolgung in die eigene Bestellbestätigung einbinden.

Der Bundesverband Deutscher Postdienstleister (BvDP), der Bundesverband Paket & Expresslogistik (BIEK), der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland (bevh) und der Handelsverband Deutschland (HDE) vertreten in einer gemeinsamen Stellungnahme vom 05.07.2018 eine andere Position. Nach dieser Auffassung kann neben der Einwilligung der betroffenen Person auch die Interessenabwägungsklausel (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) als Legitimationsgrundlage herangezogen werden. Danach ist die Übermittlung von E-Mail-Adressen an Versanddienste auch ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person möglich.

Ob die Weitergabe der E-Mail-Adressen an Versanddienste über das berechtigte Interesse erfolgen kann, bleibt äußerst umstritten. Bisher sind noch keine gerichtlichen Entscheidungen dazu bekannt. Es bleibt somit abzuwarten, welche Ansicht sich künftig durchsetzen wird. Mehr zum Thema des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfahren Sie auch in unserem Rechtstipp „Berechtigtes Interesse in der DSGVO: Wir erklären, was es damit auf sich hat!“.

Wir empfehlen daher, die E-Mail-Adressen Ihrer Kundinnen und Kunden an Versanddienste für Versandstatus- und Paketankündigungs-E-Mails nur dann zu übermitteln, wenn Ihnen eine rechtskonforme Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Auch hier bietet sich an, eine freiwillige, ausdrückliche Einwilligung über eine Opt-In-Checkbox im Rahmen des Bestellprozesses einzubauen.

Alternativ können Sie als Verkäufer, die im Rahmen der Bestellung erhaltene Mailadresse nutzen, um den Käufer selbst über den Versand zu benachrichtigen. Möglich ist auch die Beauftragung eines Dienstleitungsunternehmens, der diese Mails in Ihrem Namen an die Kundinnen und Kunden schickt, ohne diese Daten an die Versanddienste zu übermitteln. Hierfür bedarf es allerdings eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen dem Dienstleistungsunternehmen und Ihnen.

Mehr zum Thema Auftragsverarbeitung finden Sie in unserem Rechtstipp der Woche „Auftragsverarbeitung: Mit wem müssen Sie Verträge schließen?“.

Unser Tipp

E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift Ihrer Kundinnen und Kunden sind wichtige personenbezogene Daten im Online-Handel. Über die Übermittlung dieser Daten an Versanddienste müssen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung stets informieren, hierbei ist die Angabe der Empfängerkategorie (z. B. Versanddienstleister) ausreichend. Die namentliche Benennung der Dienste als Empfänger der personenbezogenen Daten ist nur dann erforderlich, wenn die Versanddienste die Daten nach einer erteilten Einwilligung zur Nutzung über die Vertragsabwicklung hinaus erhalten.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie in Bezug auf die Telefonnummer und E-Mail-Adresse in Ihrer Datenschutzerklärung darüber informieren, dass diese Daten nur bei eingeräumter Einwilligung übermittelt werden. Diese Angabe muss allerdings der Wahrheit entsprechen. Daher müssen Sie rechtskonform die notwendige Einwilligung Ihrer Kundschaft einholen.

Mithilfe unseres Rechtstexters können Sie sich eine passende Datenschutzerklärung erstellen, die die über den Versanddienst erforderlichen Informationen in Ihrem Shop umfasst. 

Diesen Artikel haben wir ursprünglich im Juni 2018 veröffentlicht und jetzt für Sie aktualisiert.

Über die Autorin

Anne Lehmann, LL.M., ist Legal Consultant bei der Trusted Shops GmbH im Bereich Legal Services. Bachelor an der Hanse Law School in Vergleichendem und Europäischem Recht sowie Master in Unternehmensrecht in Internationalem Kontext an der HWR Berlin. Im Rahmen ihrer Tätigkeit war sie zunächst für die Prüfung von Online-Shops der Märkte DACH, NL sowie UK zuständig und verantwortete das Key Account Operational Management. Sie betreut die Trusted Shops Abmahnschutzpakete und beschäftigt sich intensiv mit den für Online-Händler relevanten Rechtsgebieten.