Brauchen Sie einen Datenschutz- oder Jugendschutzbeauftragten?

Muss ein Datenschutzbeauftragter nur dann bestellt werden, sobald mindestens 10 Menschen mit der Verarbeitung von Daten beschäftigt sind? Braucht man einen Jugendschutzbeauftragten nicht nur dann, wenn jugendgefährdende Artikel verkauft werden?

Auf beide Fragen ein klares: Jein. Wann ein Beauftragter bestellt werden muss, ist in der Praxis etwas differenzierter. In unserem Rechtstipp der Woche zeigen wir Ihnen, ob Sie einen Datenschutz- oder Jugendschutzbeauftragten brauchen und wir erklären Ihnen, wen Sie bestellen dürfen, wenn Sie müssen. Der Reihe nach.

1. Der Datenschutzbeauftragte

Wann brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten?

Die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen ergibt sich aus § 4f Bundesdatenschutzgesetz. Hiernach müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mindestens 10 Personen in Ihrem Unternehmen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Automatisierte Verarbeitung ist auch die Verarbeitung dieser Daten am PC, also jeglicher Umgang mit Kundendaten in elektronischer Form. Es ist unerheblich, ob diese Personen festangestellt sind oder nicht oder ob es sich um Praktikanten oder sogar freie Mitarbeiter handelt. Entscheidend ist die Datenverarbeitung selbst. Auch die gelegentliche Datenverarbeitung wird mitgezählt.

Die Zahl der mit der Datenverarbeitung beschäftigten Mitarbeiter ist in bestimmten Fällen unerheblich und es muss auch bei weniger Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Das ist erstens dann der Fall, wenn die verarbeiteten Daten einer Vorabkontrolle unterliegen. Eine Vorabkontrolle ist etwa dann durchzuführen, wenn sensible Daten verarbeitet werden, wie rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben.

Zweitens müssen Sie unabhängig von der Zahl Ihrer mit der Datenverarbeitung beschäftigten Mitarbeiter einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert verarbeitet werden.

Im Klartext bedeutet das, dass Sie als Onlinehändler dann einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, wenn bei Ihnen

• Mindestens 10 Mitarbeiter am PC mit Kundendaten umgehen oder
• unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden oder
• unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn Sie Adresshandel, Markt- oder Meinungsforschung betreiben.

Wen dürfen Sie als Datenschutzbeauftragten bestellen?

Der Datenschutzbeauftragte kann einer Ihrer Mitarbeiter oder ein Externer sein. Wichtig ist, dass der Datenschutzbeauftragte die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde besitzt. Ob das der Fall ist, hängt davon ab, welche Daten bei Ihnen wie verarbeitet werden. Ein Jurastudium ist hierfür regelmäßig nicht erforderlich, jedoch muss der Datenschutzbeauftragte zumindest die einschlägigen Datenschutzvorschriften und Hintergründe so gut kennen, dass er seine Aufgaben erfüllen kann.

Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?

Der Datenschutzbeauftragte ist verantwortlich dafür, auf die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften hinzuarbeiten. Hierzu muss der Datenschutzbeauftragte die technischen und organisatorischen Prozesse im Unternehmen überwachen. Zudem muss er die mit der Datenverarbeitung beschäftigten Mitarbeiter schulen. Er muss den jeweiligen Mitarbeitern die erforderlichen Datenschutzvorschriften näherbringen und auf die Einhaltung hinwirken. In Zweifelsfällen kann er sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden und deren Beratung in Anspruch nehmen. Der Datenschutzbeauftragte hat selbst in der Regel keine Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern, sondern hat eine beratende Funktion und ist der Geschäftsführung unterstellt. Zusätzlich ist er verantwortlich für die Führung des sogenannten Verfahrensverzeichnisses und muss dieses auf Anfrage zur Verfügung stellen.

Kurz gesagt: Der Datenschutzbeauftragte kümmert sich im Wesentlichen intern um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Und übrigens: Wenn Sie nicht verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und auch freiwillig keinen bestellt haben, ist der Leiter des Unternehmens verantwortlich für die genannten Aufgaben. Wenn Sie verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und keinen bestellen ist das eine Ordnungswidrigkeit und kann mit bis zu 50.000 Euro bestraft werden.

2. Der Jugendschutzbeauftragte

Wann brauchen Sie einen Jugendschutzbeauftragten?

Der Jugendschutzbeauftragte ist im Jugendmedienschutzstaatsvertrag (JMStV) geregelt. Entscheidend dafür, ob Sie einen Jugendschutzbeauftragten bestellen müssen, ist, ob Sie entwicklungsbeeinträchtigende oder jugendgefährdende Telemedien anbieten und ob diese allgemein zugänglich sind. Was das genau für Angebote sind ist in den §§ 4-6 JMStV geregelt. Besonders relevant für Sie als Onlinehändler sind die Produktbereiche Filme, Computer- und Konsolenspiele und Erotik. Ein Jugendschutzbeauftragter muss nicht bereits dann bestellt werden, wenn lediglich die Möglichkeit zur Entwicklungsbeeinträchtigung  von den Onlinedarstellungen ausgeht sondern dann, wenn das Angebot Inhalte umfasst, welche regelmäßig jugendgefährdend sind oder bestimmte Altersgruppen in Ihrer Entwicklung beeinträchtigen, also z.B. Erotikinhalte oder Gewaltdarstellungen.

Ob angebotene Trägermedien (Filme oder Videospiele) entwicklungsbeeinträchtigend sind ist nicht entscheidend für die Frage, ob Sie einen Jugendschutzbeauftragter bestellen müssen, sondern lediglich, ob die Darstellungen in Ihrem Shop jugendgefährdend oder entwicklungsbeeinträchtigend sind.

Beispiel: Wenn Sie ein Videospiel auf einer DVD verkaufen, das explizite Gewaltdarstellungen enthält, brauchen Sie nicht allein deshalb einen Jugendschutzbeauftragten, weil Sie dieses Spiel online verkaufen. Einen Jugendschutzbeauftragten brauchen Sie erst dann, wenn die Darstellungen in Ihrem Shop selbst jugendgefährdend oder entwicklungsbeeinträchtigt sind, also zum Beispiel das Cover des Spiels oder der Text dazu. Entsprechendes gilt für Erotikinhalte. Bereits wegen dem Verkauf von Artikeln benötigen Sie einen Jugendschutzbeauftragten nur dann, wenn Sie indizierte Trägermedien verkaufen. Diese dürfen jedoch ohnehin nicht allgemein zugänglich verkauft werden.

Eine Ausnahme von der Pflicht zur Bestellung eines Jugendschutzbeauftragten besteht, wenn Sie weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigen oder weniger als zehn Millionen Zugriffe im Monatsdurchschnitt auf Ihrem Shop haben. Dann dürfen Sie sich, anstatt einen Jugendschutzbeauftragten zu bestellen, einer Einrichtung der Freiwilligen Selbstkontrolle anschließen.

Wen dürfen Sie als Jugendschutzbeauftragten bestellen?

Ein Jugendschutzbeauftragter muss die Fachkunde besitzen, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Eine bestimmte Ausbildung ist hierfür nicht erforderlich, jedoch muss der Jugendschutzbeauftragte in der Lage sein, die einschlägigen Vorschriften des JMStV, des JuSchG und des StGB zu verstehen und anzuwenden. Sie können den Jugendschutzbeauftragten sowohl intern, als auch extern bestellen.

Welche Aufgaben hat der Jugendschutzbeauftragte?

Der Jugendschutzbeauftragte hat eine Doppelfunktion. Auf der einen Seite ist er Ansprechpartner für den Nutzer Ihres Shops. Auf der anderen Seite ist er Ihr Berater in Fragen des Jugendschutzes und bei der Gestaltung Ihres Angebots. Der Jugendschutzbeauftragte muss weisungsfrei sein. Sie müssen ihn bei allen Entscheidungen zur Wahrung des Jugendschutzes angemessen und rechtzeitig beteiligen und vollständig informieren. Weiter müssen Sie ihm die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellen. Falls Sie einen internen Jugendschutzbeauftragten bestellen dürfen Sie ihn nicht wegen der Erfüllung seiner Aufgaben benachteiligen und sie müssen ihn weiter bezahlen und freistellen, soweit dies für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.

Übrigens: Wenn Sie verpflichtet sind einen Jugendschutzbeauftragten zu bestellen und keinen bestellen ist das eine Ordnungswidrigkeit und kann mit bis zu 500.000 Euro bestraft werden.

Unser TIPP

Prüfen Sie genau, ob Sie einen Jugendschutz- oder Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Beide können sowohl intern als auch extern bestellt werden. Wenn Sie verpflichtet sind, einen Beauftragten zu bestellen, sollten Sie das tun, denn eine Nichtbeachtung dieser Pflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann bestraft werden.

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Über den Autor

Frieder Schelle ist Wirtschaftsjurist und seit 2011 für Trusted Shops im Bereich Audit and Legal tätig. Er war verantwortlich für die Entwicklung rechtlicher Dokumente im Rahmen der Auditierung Schweizer Onlineshops und für die Betreuung deutscher und britischer Shops im Auditprozess. Seit 2014 ist Frieder im Bereich Legal Expert Services als Consultant tätig und betreut Rechtsberatungsprojekte und die Trusted Shops Abmahnschutzpakete. Frieder Schelle beschäftigt sich seit 2008 intensiv mit den Themenfeldern Wettbewerbs- und Medienrecht.