Wieso Outsourcing Sinn macht und wann Ihr Unternehmen reif dafür ist

Wenn Sie Ihren Online-Shop als Solo-Projekt gestartet haben, kommt oft irgendwann der Zeitpunkt, wo die ganzen Aufgaben nicht mehr allein zu bewältigen sind.

Spätestens dann sollten Sie sich Hilfe suchen, wenn nicht sogar vorher!

Aber was ist der richtige Moment für das Outsourcen von Aufgaben? Und was sollten Sie weiterhin selbst machen? In diesem Artikel finden Sie die Antworten!

Unternehmer*innen sind wahre Alleskönner.

Sie setzen Ihre Online-Shops auf, kümmern sich um Marketing, das Design, die Buchhaltung und wickeln eben alles ab, was das Geschäft so erfordert.

Jahrelange Erfahrung in der Planung und Umsetzung von über 400 Shopify-Projekten hat uns, aber eines bestätigt: Sie als Unternehmer*in treffen allen voran eines, Entscheidungen.

Eine wesentliche Frage, die Sie sich daher zu Beginn stellen sollten, lautet: „Welche Aufgaben übernehmen Sie selbst und welche sollen zukünftig outgesourct werden?“

Das Thema ist Ihnen noch gänzlich fremd? Dann beantworten wir zunächst die Frage: „Was ist Outsourcing?“, und zeigen Ihnen, welche Aufgabenbereiche Online-Shopbetreiber*innen, die wir beraten, sinnvollerweise auslagern und wie Sie erkennen, wann die Zeit dafür reif ist.

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihr Online-Shop noch nicht sein volles Potenzial erreicht hat, empfehlen wir Ihnen, sich den umfassenden E-Commerce Leitfaden kostenlos herunterzuladen!

Was ist Outsourcing?

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben und Prozessen eines Unternehmens, die bisher intern erbracht wurden, an externe Dienstleister*innen.

Outsourcing ist ein Thema, das schnell für viele Unternehmerinnen und Unternehmer interessant werden kann. Denn Geschäftsmodelle, so unterschiedlich sie auch sein können, erfordern meist eine Vielzahl an Kompetenzen, um wirklich erfolgreich zu sein.

Dass diese Kompetenzen nicht alle bei Ihnen liegen können, ist absolut natürlich – wichtig ist nur, dass Sie erkennen, welche Aufgaben Sie gerne und gut erledigen und welche besser in den Händen von anderen Expert*innen aufgehoben sind.

Ein weiterer Grund, wieso Outsourcing Ihren Erfolgsweg mit Sicherheit öfter kreuzen wird, liegt darin, dass auch Ihre Ressourcen begrenzt sind.

Der Zeitpunkt wird kommen, an dem Sie Aufgaben abgeben werden und nicht immer zahlt es sich aus, dafür eigenes Personal anzustellen.  

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Outsourcing?

Die meisten Online-Händler*innen starten damit, sämtliche Aufgaben erstmal selbst zu übernehmen.

Nehmen die Bestellungen stetig zu, erkennt man, welche Prozesse sich zusammenfassen lassen und wie viel Zeit diese beanspruchen.

Die Grundvoraussetzung, um Aufgaben auslagern zu können? Diese bis ins Detail zu kennen.

Fragen Sie sich also: Welche Tätigkeiten fallen in Ihrem Business an und welche Ressourcen benötigen Sie dafür?

Erst wenn Sie diese Fragen für sich beantworten können, ist es auch möglich, die Kosten des Outsourcings zu bewerten.

Die Voraussetzungen sind jedoch konstante Einnahmen und klar definierte Prozesse, bevor Outsourcing für Sie zum Thema wird.

Outsourcing Beispiele – Welche Aufgaben können Sie auslagern?

Im Grunde können Sie beinahe jede Aufgabe an externe Dienstleister auslagern. Tatsächlich ist es auch am sinnvollsten, ausschließlich jene Tätigkeiten selbst zu übernehmen, die Sie am besten beherrschen.

Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens, indem Sie Aufgabenbereiche ausgewiesenen Expertinnen und Experten überlassen.

IT-Outsourcing

Technik liegt nun mal nicht jedem und speziell, wenn Sie auf komplexe Systeme setzen, sind Ausfälle vorprogrammiert. Denken Sie daran, dass jeder Ausfall Ihres Online-Shops Sie indirekt Geld und oft auch Kundschaft kosten kann.

Ein zuverlässiger Dienstleister ist beim IT Outsourcing folglich Gold wert. Diese Einsichten beruhen auf Erfahrungen, die unsere Kunden gemacht haben, bevor sie mit uns zu Shopify gewechselt sind – Hosting und Wartung entfallen bei Shopify nämlich gänzlich.

Marketing-Outsourcing

Die meisten Online-Shopbetreiber beginnen bei null und nehmen daher auch das Marketing anfangs in die eigene Hand, auch wenn das nicht Ihr Steckenpferd ist.

Nimmt Ihr Shop erst mal Fahrt auf, sollten Sie unbedingt die Kosten und Conversion Ihres Marketings optimieren, und hier sollten Profis ans Werk.

Fassen Sie Ihre Erwartungen an die Dienstleister*innen zusammen und treten Sie an Marketing-Agenturen oder einzelne Freelancer heran.

Was soll wann und mit welchem Budget umgesetzt werden? Welche Art des Marketings ist für Ihre Brand und Ihre Ziele wichtig?

Definieren Sie SMARTE Ziele, mit denen Sie die Arbeit Ihrer Dienstleister*innen messen können. Haben Sie diese Fragen beantwortet und Ihre Ziele bestimmt, sind Sie bereit für das Projekt „Marketing Outsourcing“.

Social-Media-Betreuung

Regelmäßig trifft man auf Social Media Präsenzen, die mehrere Wochen oder Monate inaktiv sind.

Doch Follower wollen bei Laune gehalten werden und darüber hinaus auch nicht ausschließlich Werbung sehen. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den effizient geführte Social-Media-Kanäle verursachen.

Immerhin: Social-Media-Marketing bietet viele Möglichkeiten. Was wollen Sie primär über die sozialen Netzwerke erreichen?

• den Webseiten Traffic erhöhen

• die Conversion Ihres Online-Shops steigern?

• die Markenbekanntheit erhöhen?

• Stärkeren Austausch mit Ihrer Zielgruppe aufbauen?

Je mehr Vorgaben Sie Ihrem externen Social-Media-Marketing Team geben, desto eher werden sie Ihre Erwartungen erfüllen.

Content-Erstellung

Auch das Schreiben liegt nicht jedem. Texte auf Ihrer Homepage, einzigartige Produktbeschreibungen in Ihrem Online-Shop oder auch die Betreuung Ihres Corporate Blogs, all das kann outgesourct werden.

Konvertierende Texte müssen weit mehr können, als einfach nur fehlerfrei zu sein. Aspekte wie die Suchmaschinenoptimierung haben einen unglaublich hohen Stellenwert und können sehr effektiv über gute Inhalte auf Ihrer Website gesteuert werden.

Über eine gut durchdachte Content Strategie werden die Botschaften einer Marke transportiert und die Zielgruppe treffender angesprochen und gebunden.

Profitieren Sie auch hier von der Expertise der Profis und setzen Sie auch nachhaltige Erfolgen Ihrer Inhalte.

Buchhaltung und Rechnungsstellung

Die Buchhaltung zählt zu jenen Bereichen, die sehr häufig outgesourct werden. Aufgrund der Komplexität und der erforderlichen Exaktheit, sind externe Steuerberater*innen und Buchhalter*innen bereits sehr früh, oft schon von Beginn an in Plänen zum Outsourcing enthalten.

Um Kosten zu sparen und die Arbeit mit externen Steuerberater*innen zu erleichtern, können Sie auf Buchhaltungssoftwares zurückgreifen, mit denen Sie Ihre Buchungen an einem Ort verwalten.

Solche Funktionen können Sie zum Beispiel mit Lösungen von SevDesk oder Lexoffice abdecken.

Fulfillment

Ganz besondere Aufmerksamkeit verdient im E-Commerce auch die Prozesskette von der Lagerung bis zum Versand. Bei anfänglichen zehn Bestellungen im Monat bewältigen Sie den Aufwand vermutlich noch selbst.

Steigt die Zahl der Bestellungen, fließen in genau diese Prozesse Unmengen an Ressourcen, die Sie daran hindern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – das wirtschaftliche Wachstum Ihres Unternehmens.

Consulting und Webdesign im E-Commerce

Einen Online-Shop aufzusetzen, geht dank verschiedenen Shop-Systemen sehr schnell. So einfach diese Lösungen in der Umsetzung sind, haben sie dennoch unendliche Möglichkeiten, damit erfolgreich zu sein oder eben nicht.

Beratung zu Einsatz, Strategie und Möglichkeiten mit Shopify sind zu einem eigenen Branchenzweig mit eigenen Expert*innen herangewachsen – so haben wir uns darauf spezialisiert, Unternehmen in folgenden Bereichen zu unterstützen:

• Professionelles Aufsetzen eines Online-Shops

• Reibungslose Migration von Fremdsystemen zu Shopify

• Beratung rund um Shopify – Strategisch das volle Potenzial von Shopify nutzen

Die größten Outsourcing-Vorteile

Als Betreiber*in eines aufstrebenden oder auch bereits etablierten Online-Shops, stehen Sie häufig vor der Wahl: Outsourcing, oder doch lieber eigenes Personal einstellen?

Am Ende des Tages ist es eine Kostenfrage und will gut überlegt sein – wo liegen also die größten Vorteile im Outsourcing?

Qualität & Outsourcing

Outgesourct wird im Regelfall an Expert*innen. Wenn Sie überlegen, wie viel Einarbeitung, Einschulung und damit verbunden auch Zeit und Geld eigenes Personal beansprucht, liegt der Vorteil beim Outsourcing schnell auf der Hand.

Externe Dienstleister*innen haben meist wesentlich mehr Erfahrung im betroffenen Aufgabenbereich und können nach Beauftragung sofort loslegen.

Skalierbarkeit

Stehen alle Zeichen auf Wachstum, dann ist das mit externen Partnern meist einfacher zu realisieren. Während Sie qualifiziertes Personal mühsam suchen müssen, können Sie bei bestehenden Partnern zusätzliche Ressourcen oft ganz einfach anfordern.

Kostenersparnis

Zumindest sollte Outsourcing stets die günstigere Option sein. Eigenes Personal verursacht Kosten wie z. B. Sozialversicherungsabgaben, aber auch Sonderzahlungen, Krankenstand und Urlaube sind Faktoren, die bei externen Dienstleistern nicht direkt ins Gewicht fallen.

Auch bestehende Netzwerke und Arbeitsmethoden sind beim Outsourcing-Partner bereits optimiert und liefern schneller und günstiger das gewünschte Ergebnis.

Wie finden Sie externe Dienstleister*innen für Ihr Outsourcing-Projekt?

Sie sind bereit für Outsourcing und haben eine genaue Vorstellung davon, welche Aufgaben, in welchem Umfang, an welchen Experten ausgelagert werden?

Dann heißt es im nächsten Schritt einen Outsourcing-Partner zu finden. Die größte Herausforderung dabei ist es, seriöse und professionelle Dienstleister*innen zu identifizieren, schließlich erhalten diese Einblicke in Ihr Unternehmen.

Eine äußerst umfangreiche Plattform, auf der Sie Freelancer aus allen Fachbereichen finden, ist freelancermap.de.

Die Suche ist uneingeschränkt möglich, jedoch können Sie in der kostenlosen Version nur begrenzt Nachrichten austauschen.

Positiv hingegen ist die Bewertungsmöglichkeit der Dienstleister, die ein gutes Beispiel dafür darstellt, wie wichtig Vertrauen in Online-Shops und auf Plattformen ist. Weitere Portale, um externe Freelancer und Agenturen zu finden, sind Upwork und das deutsche Äquivalent Twago.

Die Vorteile von Outsourcing überwiegen klar

Als erfahrene Dienstleister*innen für Beratung rund um Shopify-Projekte, erleben wir tagtäglich, welche Chancen Outsourcing dem Wachstum von Online-Shops bieten kann.

Behalten Sie im Auge, wie sehr Routineaufgaben in Ihrem Geschäft Ressourcen binden und setzen Sie sich Grenzen, ab wann diese Aufgaben besser ausgelagert werden sollten.

Outsourcing ist Ihre Chance, sich ausschließlich auf das zu fokussieren, was Sie am besten können, ohne sich Fixkosten durch eigenes Personal aufzuhalsen.

Während Kostenersparnis und höhere Qualität in allen Bereichen Ihres Geschäftsmodells zu den Vorteilen zählen, ist die Auslagerung von Know-how allerdings kritisch zu betrachten.

Entscheiden Sie für sich, welche Prozesse wirklich „im Haus“ bleiben sollten und wo Outsourcing aus geschäftlicher Sicht absoluten Mehrwert bietet.

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