Abfrage der Telefonnummer und des Geburtsdatums im Bestellprozess Pflicht – ist das zulässig?

Im Rahmen des Bestellprozesses im Online-Handel müssen Sie zahlreiche rechtliche Anforderungen beachten, um Abmahnungen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Auch in der Abfrage der Daten der Kundschaft können einige Stolperfallen liegen. Häufig fragen Händler*innen auch die Telefonnummer und/oder das Geburtsdatum verpflichtend ab. Doch ist das überhaupt zulässig? In diesem Rechtstipp der Woche wollen wir dieser Frage auf den Grund gehen.

Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Grundsatz der Datenminimierung im Sinne der DSVGO zu beachten!

Der Datenschutzgrundsatz der Datenminimierung besagt, dass Daten nur in dem Umfang und für die Dauer erhoben werden dürfen, wie sie auch zur Erreichung des jeweiligen Zweckes gebraucht werden.

Die Datenerhebung muss daher auf das notwendige Maß beschränkt sein. Ferner muss für Ihre Kundschaft erkennbar sein, welche Eingabefelder freiwillig ausgefüllt werden können und an welcher Stelle Pflichtfelder bestehen.

Pflichtangabe der Telefonnummer

In vielen Online-Shops wird die Telefonnummer als Pflichtfeld im Bestellprozess ausgestaltet. Dabei berufen sich Händler*innen häufig auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Angabe der Telefonnummer sei für die Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen oder für die Erfüllung des Vertrages erforderlich.
Dies steht jedoch häufig im Widerspruch zum Grundsatz der Datenminimierung.

Für die Vertragserfüllung genügt in der Regel die Erhebung der Adress- und Kontodaten. Ferner ist auch die Erhebung der E-Mail-Adresse erforderlich, um beispielsweise nachvertraglichen Informationspflichten nachkommen zu können. Die Telefonnummer ist hingegen grundsätzlich nicht erforderlich, um die Pflichten des Vertragsverhältnisses zu erfüllen.

Ausnahme: Speditionsware

Bei der Bestellung von Speditionswaren kann die Angabe der Telefonnummer jedoch als Pflichtfeld ausgestaltet werden. In solchen Fälle ist die Telefonnummer in der Regel erforderlich, damit das Speditionsunternehmen die Kundschaft kontaktieren kann, um den Liefertermin abzusprechen. Sofern Sie sowohl Speditionsware als auch Ware anbieten, die auf dem normalen Postweg versendet wird, darf die Abfrage der Telefonnummer jedoch nur dann als Pflichtfeld ausgespielt werden, wenn die Kundschaft tatsächlich Speditionsware bestellen will. Ist dies technisch nicht umsetzbar, muss die Angabe der Telefonnummer freiwillig bleiben.

Abfrage des Geburtsdatums

Viele Händler*innen möchten sich durch die Abfrage des Alters der bestellenden Person absichern. Es soll sichergestellt werden, dass die Person volljährig ist und das Risiko eines unwirksamen Vertrages bei einem Vertragsabschluss mit einer minderjährigen Person nicht besteht.

Die Angaben des Geburtsdatums können jedoch leicht gefälscht werden und schützen Händler*innen im Ergebnis nicht. Daher ist die generelle Abfrage des Geburtsdatums im Rahmen der Adresseingabe mit Berücksichtigung des Datenminimierungsgrundsatzes nicht notwendig.

Dies entschied auch das OVG Lüneburg Anfang diesen Jahres (Beschluss v. 23.01.2024 – 14 LA 1/24) im Fall einer Online-Versandapotheke, die nur rezeptfreie Produkte anbot und neben Namen und Adresse auch standardmäßig das Geburtsdatum erfasste. Demnach verstoße die Erhebung und Verarbeitung des Geburtsdatums unabhängig davon, welches Produkt bestellt werde, gegen die Regelungen der DSGVO. Nur bei bestimmten Medikamenten, die altersabhängig konsumiert bzw. angewendet werden können und bei denen eine altersabhängige Beratung notwendig ist, könne die Erhebung des Geburtsdatums für den Zweck notwendig sein.

Keine Ausnahme bei altersbeschränkten Produkten

Verkaufen Sie Produkte, die einer Altersbeschränkung unterliegen, stellen Sie sich sicherlich die Frage, ob nicht für den Verkauf dieser Produkte eine Ausnahme hinsichtlich der Erhebung des Geburtsdatums gilt.

Altersbeschränkte Produkte sind beispielsweise Tabakwaren und E-Zigaretten, Alkohol und bestimmte Filme sowie Videospiele. Solche Produkte unterliegen einer verpflichtenden Altersprüfung durch die Händlerin bzw. den Händler.

Eine solche Altersprüfung kann jedoch nicht durch die obligatorische Altersabfrage im Bestellprozess verwirklicht werden. Insoweit besteht keine Ausnahme bei dem Verkauf altersbeschränkter Produkte. Vielmehr ist für eine effektive Altersprüfung ein zweistufiges Verfahren durchzuführen. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Beitrag „Erst ab 18? Was Sie beim Versand von Artikeln mit Altersbeschränkungen beachten müssen“.

Kennzeichnung der Pflichtangaben

Für die Kundschaft muss erkennbar sein, welche Dateneingaben freiwillig sind. Um dies zu ermöglichen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, z. B.:

• Kennzeichnung der Pflichtfelder mit einem Sternchen und auflösendem Hinweis (z.B. „*Pflichtfeld“)
• Kennzeichnung der Pflichtfelder durch Fettdruck
• Kennzeichnung der freiwilligen Angaben mit dem Hinweis „Optional“

Unser Tipp

Wenn Sie Daten Ihrer Kund*innen erheben und verarbeiten, stellen Sie sich immer die Frage, für welchen Zweck Sie diese Daten verarbeiten, ob die Verarbeitung angemessen und wirklich in diesem Rahmen notwendig ist. Bei der Verarbeitung der Telefonnummer und des Geburtsdatums im Bestellprozess ist dies regelmäßig nicht der Fall. Daher sollten Sie auf solche Eingabefelder am besten verzichten. Sofern Sie Speditionsware anbieten, kann in Bezug auf die Telefonnummer jedoch eine Ausnahme vorliegen. Kennzeichnen Sie Ihre Pflichtfelder außerdem ausreichend, z.B. per Sternchenhinweis.