Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht?

Dass im Online-Handel Rechnungen auf elektronischem Wege übermittelt werden (z.B. als PDF-Anhang der Auftragsbestätigung), ist nichts neues. Mit dieser Vorgehensweise hat die neue E-Rechnung, die zum 01. Januar 2025 verpflichtend wird, jedoch nichts zu tun. Damit Sie Ihre Prozesse rechtzeitig anpassen können, haben wir für Sie das Wichtigste zusammengefasst.  

Eingeführt wird die E-Rechnungspflicht mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108). Sie soll einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs darstellen sowie den Betrug bei der Abführung von Umsatzsteuer  entgegenwirken.

Was ist eine E-Rechnung? 

Das Umsatzsteuergesetz spricht von elektronischer Rechnung. Aktuell versteht man darunter eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Gängige elektronische Formate wie JPEG, PDF oder aber eine E-Mail-Nachricht, die die Rechnungspflichtangaben enthält, werden hiervon erfasst.

§ 14 Abs. 1 UstG n. F. definiert den Begriff der elektronischen Rechnung neu. Ab dem 1. Januar 2025 genügt eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen einer elektronischen Rechnung nur dann, wenn 

die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,  übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.  

Dies ist dann der Fall, wenn die die Voraussetzungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt sind. Grundsätzlich ist es eine individuelle Vereinbarung möglich. Auch in diesem Fall muss jedoch die Rechnungspflichtangaben in ein Format extrahiert werden können, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist, sichergestellt werden. Das Gleiche gilt für die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die maschinelle Lesbarkeit der Rechnung.  

Als zulässig gelten nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums der XStandard, das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 sowie EDI-Verfahren wie EDIFACT. Vor dem Hintergrund, dass mehrere Formate in Betracht kommen, ist es ratsam, eine entsprechende Regelung in Ihren B2B-Verträgen aufzunehmen.  

Rechnungen in anderen elektronischen Formaten oder in Papierform werden ab dem nächsten Jahr als sonstige Rechnungen bezeichnet. 

Wie wird die E-Rechnung versendet? 

Die E-Rechnung muss naturgemäß in elektronischer Form übermittelt werden. Als zulässig werden vom Bundesfinanzministerium der Versand per E-Mail, die Bereitstellung zum Download im Kundenkonto oder das Übermittlung der Datei über eine elektronische Schnittstelle erachtet. Der Versand kann auch von einem externen Dienstleister übernommen werden. Die Übersendung eines Datenträgers mit einer entsprechenden Datei reicht hingegen nicht aus.  

Ist der Rechnungsempfänger aus technischen Gründen nicht in der Lage die E-Rechnung zu erhalten oder verweigert er die Annahme, so gilt Ihre Rechnungsausstellungspflicht als erfüllt, wenn Sie nachweisen können, dass Sie eine E-Rechnung ausgestellt sich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht haben. Eine Pflicht zur Übermittlung einer sonstigen Rechnung besteht nicht.  

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

§ 14 UStG n.F. gilt zunächst Umsätze, die erst nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden.  Betroffen sind weiterhin nur für inländische Umsätze. Hierfür ist es erforderlich, dass beide Parteien Ihren Sitz innerhalb Deutschlands oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten haben. Auf den Cross-Border-Handel findet sie also grundsätzlich keine Anwendung.

Die E-Rechnung wird obligatorisch für steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmer*innen. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer*innen ist nicht vorgesehen. Lediglich Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, fallen nicht unter die neuen Regelungen.  

Verbraucher*innen müssen Sie weiterhin keine Rechnung ausstellen. Wenn Sie sich hierfür entscheiden, ist nicht erforderlich, dass die Rechnung den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht. Im B2C-Handel dürfen Sie also weiterhin eine Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail versenden oder dem Paket beifügen. 

Wann wird die E-Rechnung Pflicht? 

Auch wenn Sie ausschließlich private Kundschaft haben, müssen Sie sich in der Regel mit den neuen Vorgaben beschäftigen. Denn wenn Sie die Waren von Ihren Lieferant*innen beziehen, müssen Sie in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Diese passive Nutzungspflicht gilt bereits ab dem 1. Januar 2025. Es sind jedoch in der Regel keine besondere Vorkehrungen erforderlich. Sofern Sie keine abweichende Vereinbarung mit ihren B2B-Vertragspartner getroffen haben, ist die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreichend. 

Bei der aktiven Nutzung – also E-Rechnungen selbst versenden – sind hingegen Übergangsregelungen zu beachten: 

• ab dem 1. Januar 2025 dürfen alle Unternehmer*innen E-Rechnung versenden.
  

• ab dem 1. Januar 2027 wird die aktive Nutzung der E-Rechnung für Unternehmer*innen obligatorisch, dessen Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt.
  

• ab dem 1. Januar 2028 müssen auch Unternehmer*innen mit einem niedrigeren Vorjahresumsatz ausschließlich E-Rechnung versenden. 

Solange Sie keine E-Rechnungen ausstellen müssen, können Sie Ihren B2B-Kunden weiterhin Rechnungen auf Papier versenden. Wie bisher ist die Nutzung anderer elektronischen Formate wie PDF oder EDI nur mit einer Einwilligung der Gegenseite zulässig. Ausreichend hierfür ist jedoch eine entsprechende Klausel in den AGB.  

Ausblick

Neben der Einführung der E-Rechnung ist die Einführung eines Systems zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung geplant. In zeitlicher Hinsicht ist die Umsetzung allerdings noch offen. Auch wenn Online-Händler*innen keine Schwierigkeiten haben dürften, den Empfang von E-Rechnungen zu Beginn 2025 zu gewährleisten, sollten Sie sich rechtzeitig mit dem Thema befassen.